Uno de los aspectos más importantes en el mundo de los negocios es la escritura. Es el proceso crítico de la comunicación dentro de una empresa y, por supuesto, en el comercio B2B (Business to Business) y B2C (Business to Consumer).
Escribir memos, cartas e informes es la tarea diaria de los empresarios y los ejecutivos dentro de la empresa. Cada empresa que sigue algunas reglas específicas para sus necesidades de comunicación, pero todos ellos tienen como piedra angular de su nivel de estas preguntas críticas:
ANÁLISIS INICIAL
1. ¿Qué es?
2. ¿Cuál es el propósito del documento?
3. En lo que se debe?
4. ¿Cuánto tiempo debe pasar su preparación?
5. ¿Qué información clave en caso de que la cubierta?
El análisis de audiencias
1. ¿Quiénes son los lectores?
2. ¿Cuál es su conocimiento del tema?
3. ¿Cuál es su opinión sobre el tema?
4. ¿Qué acciones que usted quiere que tome?
PRESENTACIÓN DE ANÁLISIS
1. ¿En qué formato se debe utilizar?
2. ¿Qué estilo hay que seguir?
3. ¿En qué orden debe presentar la información?
4. ¿Qué archivos adjuntos debe incluir?
ANÁLISIS INICIAL
¿Qué es?
La primera pregunta que le pide que identifique el tipo de comunicación comercial que se va a escribir.
presentar la información?4. ¿Qué archivos adjuntos debe incluir?
ANÁLISIS INICIAL
¿Qué es?
La primera pregunta que le pide que identifique el tipo de comunicación comercial que se va a escribir.
¿Cuál es el propósito del documento?
Usted debe identificar cuál es el propósito que está escribiendo. Usted debe ser lo más específico posible. Por ejemplo, puede escribir una nota para un problema específico con un cliente de la corporación.
En lo que se debe?
Si usted tiene un plazo para completar su carta o nota entonces el procedimiento es fácil, pero si no, entonces usted debe determinar por sí mismo todos los hechos que usted necesita para completar el documento.
¿Cuánto tiempo debe pasar su preparación?
Usted debe calcular el tiempo que va a pasar de la preparación del documento. Por ejemplo, 8 horas para ponerse en contacto con una carta de propuesta de negocios es razonable pero pasar 8 horas para una nota no es razonable en absoluto.
¿Qué información clave en caso de que la cubierta?
Esa pregunta se define qué tipo de información que debe incluir en su nota, carta o informe. Por ejemplo, si una carta de propuesta de negocio contiene todos los requisitos técnicos para la perspectiva potencial o no?
¿Quiénes son los lectores?
En este paso se debe identificar quién es el lector. Se trata de un compañero de trabajo o un cliente importante?
¿Cuál es su conocimiento del tema?
Esto es muy importante. Piensa sabiamente que sus lectores. ¿Tienen un conocimiento decente sobre el tema o que no saben nada al respecto.
Si tienen una gran familiaridad con el tema, entonces usted no tiene que explicar mucho. Si tienen conocimientos básicos, entonces debe explicar más a fin de ser comprensible. Por último, si no saben nada sobre el tema, se debe analizar en detalle y no dar nada por sentado.
¿Qué información clave en caso de que la cubierta?
Esa pregunta se define qué tipo de información que debe incluir en su nota, carta o informe. Por ejemplo, si una carta de propuesta de negocio contiene todos los requisitos técnicos para la perspectiva potencial o no?
¿Quiénes son los lectores?
En este paso se debe identificar quién es el lector. Se trata de un compañero de trabajo o un cliente importante?
¿Cuál es su conocimiento del tema?
Esto es muy importante. Piensa sabiamente que sus lectores. ¿Tienen un conocimiento decente sobre el tema o que no saben nada al respecto.
Si tienen una gran familiaridad con el tema, entonces usted no tiene que explicar mucho. Si tienen conocimientos básicos, entonces debe explicar más a fin de ser comprensible. Por último, si no saben nada sobre el tema, se debe analizar en detalle y no dar nada por sentado.
¿Cuál es su opinión sobre el tema?
Conocimiento de un tema que no es el único problema a la aceptación por escrito de sus lectores. La opinión que tienen sobre ella tiene la misma importancia. Su tarea principal es identificar si tienen una opinión positiva, negativa o neutral sobre su tema.
En la mayoría de los casos en que los lectores tienen opinión positiva o neutral no hay serios problemas para el escritor. Por otro lado, cuando el lector es negativo en el tema que estamos tratando, usted debe tener cuidado extra con su carta o una nota.
¿Qué acciones que usted quiere que tome?
Si usted tiene una meta clara de lo que espera a sus lectores a hacer, entonces su escritura será más exitosa. No te olvides de aclarar la acción que desea a sus lectores a hacer.
¿En qué formato se debe utilizar?
Antes de empezar el formato del documento preguntar si su compañía tiene una normas de formato. La mayoría de ellos tienen normas específicas para la redacción de cartas, memorandos e informes. En ese caso usted debe seguir.
¿Qué estilo hay que seguir?
El estilo es el modo de usar las palabras, abreviaturas, puntuacion, y otros elementos. Si su empresa utiliza un estilo específico, úsela. Lo contrario, siga las normas comerciales disponibles. La capitalización es un elemento que debe utilizar de forma sistemática.
Que debe capitalizar los nombres propios y la primera palabra de las oraciones.
¿En qué orden debe presentar la información?
La norma clásica se aplica también en este caso, que es la introducción, cuerpo y conclusión.
La introducción informa al lector lo que el tema se trata y ofrece toda la información necesaria que el lector tiene que entender.
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